個人情報保護方針

個人情報保護方針

当社は、高度情報通信社会における個人情報の重要性を認識し、個人情報保護に関する法令と社会秩序を尊重・遵守することにより、個人情報の適正な管理を行い、正確性・機密性の保持に努めます。

1. 個人情報の取得・利用及び提供

当社は個人情報を取得する際は、利用目的を明確にし、適法かつ公正な方法で取得するものとし、定めた利用目的の範囲を超えて利用（目的外利用）することはありません。また、目的外利用を行わないために必要となる措置を講じます。

• ※当社が定めた個人情報の利用目的は、別紙「個人情報のお取り扱いについて」に記載の通りです。個人情報の取得方法は各業務遂行時、又は専用サイトにて、ご本人に個人情報の利用目的等を明示して取得します。
  また、法令が認める場合を除き、お預かりした個人情報をご本人の同意無く第三者に提供することはありません。個人情報の第三者提供、共同利用に関することは別紙「個人情報のお取り扱いについて」にて明示しています。

2. 法令等の遵守

当社は、個人情報保護法を初めとした個人情報保護に関係する法令、ガイドライン、国が定める指針その他の規範を遵守します。

3. 要配慮個人情報について

当社は法令で定められた場合を除いて、あらかじめ本人の同意を得ることなく要配慮個人情報を取得することはありません。また、本人の同意を得ることなく第三者に提供することも致しません。

4. 個人情報の安全管理

当社は、個人情報の正確性及び安全性を確保するため、個人情報保護のための安全対策を実施し、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止に努めます。また、安全対策は定期的に見直し、不備があれば是正を行います。
当社は個人情報の取り扱いに関する社内規程を策定し、全ての役員、従業員に周知し、個人情報保護教育を行い、これに沿った運用を行います。
個人情報の取り扱いを委託する場合は、十分な個人情報の保護の水準を満たしている委託先を選定し、個人情報の保護に関する委託契約を締結すると共に、委託先に対する管理・監督を徹底します。

5. 個人情報の取り扱いに関する苦情及び相談

個人情報の取扱いに関して、苦情及びご相談、本方針の内容についてお問い合わせがある 場合は、以下の窓口までお願い致します。適切かつ速やかに対応します。

窓口：当社　管理部　総務課　（平日8:30～17:30　土日祝休、年末年始等を除く）
住所：〒156-0055　東京都世田谷区船橋6-6-10
電話番号：（03）5316-5725
E-MAIL：privacy＠anabuki-housing.co.jp

6. 情報セキュリティマネジメントシステムの策定・実施・維持・改善

当社は、この方針を実行するため、個人情報保護を含む情報セキュリティマネジメントシステムを確立し、これを当社従業者その他関係者に周知徹底させ、実施し、維持し、継続的に改善します。

7. お客様等の特定個人情報等をお預かりする場合の基本方針

当社がお預かりする、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（番号法）により定義された個人番号および特定個人情報の適切な取扱いに関する基本方針につきましては、別途「特定個人情報等保護基本方針」にて規定をしております。

代表取締役は本個人情報保護方針を当社内に伝達し、必要に応じて、利害関係者の皆様及び一般の方々が入手できるよう当社ホームページに重要な変更を含め、最新の情報を掲示することにより告知いたします。

改訂日：2023年1月1日
株式会社東京ファシリティサービス
代表取締役社長　田村　正

個人情報の取り扱い

1. 事業者

株式会社東京ファシリティサービス
代表取締役社長　田村　正
東京都世田谷区船橋6-6-10

2. 管理者の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理責任者　本社 管理部　部長
（連絡先は、9.(2) お問合せ窓口をご覧下さい。）

3. 個人情報及び個人データの利用目的

当社は、法令により認められる場合を除き、次の各号の利用目的の範囲内で個人情報を取り扱わせて頂くものとします。

1. 建築物及び付帯施設の管理、清掃、設備点検、施工工事、修理修繕、リフォーム事業等に関してお客様と当社との間で締結した契約業務の履行及びその付帯する事業のため
2. 室内リフォーム、生活サービス、オプション販売に関して、お客様と当社または提携先との間で締結した契約業務の履行及びその付帯する事業のため
3. 建物設計、工事、監理、建築設備検査、特殊建築物等調査業務の履行及びその付帯する事業のため
4. 公共施設の管理事業に関して、お客様と当社との間で締結した契約業務の履行及びその付帯する事業のため
5. SMSによる一時督促のサービス提供のため
6. 上記 (1) (2) (3) (4)の事業に関して、情報・サービス提供のための郵便物、電話、電子メール等による営業活動のため
7. 上記 (1) (2) (3) (4)の事業に関してのマーケティング活動、顧客動向分析及び商品開発等のため
8. 当社発行の広報誌・情報誌の送付のため
9. 当社及び当社提携先(あなぶきグループ各社を含みます)の行う各事業における商品・各種サービスのご提供やご案内のため

4. 個人情報の第三者への提供

当社がお預かりするお客様の以下の個人情報を以下の目的で第三者に提供することがあります。なお、ご本人からの申し出により、相手先への提供は停止いたします。

(1) 第三者に提供する目的

• 利用目的の達成に必要な範囲で、お客様のご要望に応えるため。
• 法令による求めに応じるため。

(2) 提供される個人データ

• 氏名、続柄、郵便番号、住所、生年月日、性別、電話番号、FAX番号、電子メールアドレス、職業、勤務先、その他当社にお伝えいただいた事項
• サービスの利用内容、申込み内容等

(3) 提供の手段又は方法

• 書面・郵便物・電話・インターネット・電子メール等

5. 保有個人データの第三者提供が予定される事業と提供先の例示

6. 個人情報取り扱いの委託

当社は業務運営上、お客さまにより良いサービスを提供するために、業務の一部を外部に委託することがあります。その際に業務委託先に個人情報を預けることがあります。この場合、十分な個人情報の保護の水準を満たしている委託先を選定し、個人情報の保護に関する委託契約を締結すると共に、委託先に対する管理・監督を徹底いたします。

7. 個人情報の共同利用

本ホームページで取得する個人情報又は業務遂行時にお預かりする個人情報をグループ会社で共同して利用いたします。

(1) 共同利用する個人情報の項目

氏名、住所、性別、生年月日、電話番号、メールアドレス、FAX番号、勤務先、商品の購入やサービスのお申込、ご利用履歴、お支払いの履歴、商品等のご利用状況、保有資産情報、各種ID番号、その他属性情報、あなぶきグループ各社との間の契約に関する情報、その他お客様へのご案内時またはご案内後にお聞きした事項。

※各社にて取得した個人情報の項目はすべて共同利用する可能性がありますが、グループ会社各社は業務の遂行に必要な最小限の個人情報の項目しか利用いたしません。

(2) 共同利用するグループ会社

穴吹興産株式会社、及び株式会社穴吹ハウジングサービスのWebサイトに掲載しているグループ会社各社
穴吹興産株式会社のWebサイト
穴吹ハウジングサービスのWebサイト

なお、グループ会社各社は、組織再編その他の事由により変動する場合がございます。
最新の情報は随時上記ホームページにてご覧いただけます。

(3) 共同利用する目的

共同利用する場合に、共同利用会社は、その共同管理する個人情報を、各社の定める利用目的の範囲で利用するものとします。各社の定める利用目的は上記7.(2)「共同利用するグループ会社」でご案内するホームページより各社ホームページにてご覧いただけます。

(4) 共同利用する個人情報の管理責任者

穴吹興産株式会社
代表取締役社長　穴吹 忠嗣
香川県高松市鍛冶屋町7-12

株式会社穴吹ハウジングサービス
代表取締役社長　新宮 章弘
香川県高松市紺屋町3-6

8. 個人情報の安全管理

個人情報の取扱いにあたっては、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置、技術的安全管理措置を適切に行います。

(1) 組織的安全管理措置

各組織の管理責任者などの管理体制の構築、社内規程の整備、法令の改正などに合わせたマネジメントシステムの継続的な改善など、組織的な管理体制を構築しています。

(2) 人的安全管理措置

個人情報を取り扱う全ての従業員に、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、守秘義務契約の締結と共に必要な監査・監督を行いその実効性を担保します。

(3) 物理的安全管理措置

個人情報を取り扱う建物やフロアの入退室管理、盗難等の防止、個人情報の棄損に対する対策、システムや文書の持出し・移送・保管時における施錠などの諸対策を講じます。

(4) 技術的安全管理措置

個人データにアクセスする場合のアクセス管理、システムへの不正ソフトウェア対策やウイルス対策、責任の明確化などによる移送・送受信時の対策、システムの監視などの技術的管理措置を講じます。

9. 個人情報についての苦情・相談

(1) 個人情報に関するご本人の権利

当社では、ご本人より個人情報に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示（以下併せて「開示等」といいます。）のお申し出があったときは、法令等に従い、誠実に対応いたします。これらのお申し出は、以下の「お問合せ窓口」へお願いいたします。

(2) お問合せ窓口

個人情報の取り扱いに関して苦情及びご相談がある場合は、以下の「個人情報担当窓口」へご連絡いただきますようお願いいたします。
ご本人からの請求であることを確認させて頂いた上で、適切かつ迅速な対応を行います。

【個人情報担当窓口】
株式会社東京ファシリティサービス　本社 管理部
東京都世田谷区船橋6-6-10
TEL.03-5316-5725 受付時間：平日：8:30～17：30　土日祝休、年末年始等を除く
なお、お電話でお問い合わせいただいた場合、正確性を期するため通話内容を録音する場合があります。

(3) 手続き

個人情報の開示等の手続きには、本人又はその代理人であることの確認ができる書面が必要となります。

(4) 手数料

「保有個人データの利用目的の通知」又は「保有個人データまたは第三者提供記録の開示」のお申し出については、以下の手数料を設定させて頂きます。
手数料：個人データ1件につき1,500円（税込）

10.個人情報を提供されることの任意性について

当社へ個人情報を提供されるかどうかは、ご本人の任意によるものです。ただし、必要な項目を提供いただけない場合、サービス等の提供が行えない場合がございます。

11.クッキーの使用について

当サイトでは、クッキー(ウェブサーバがお客さまのコンピュータを識別する業界標準の技術)を使用します。クッキーの利用は、お客様が当サイトを再訪された際に、カスタマイズ機能等の利用により、当サイトを便利にお使い頂くことを目的としております。また、当サイトの利用回数調査など、統計的な分析を目的としてアクセスログ情報の活用を行うことがありますが、その場合にもお客様のプライバシーを侵害することはありません。ブラウザーの設定により、クッキーの機能を無効にすることができますが、その結果当サイトのサービスの一部がご利用頂けなくなることがあります。

12.リンクについて

当サイトから他のサイトにリンクする場合がありますが、個人情報は共有しておりません。
リンク先のサイトで個人情報収集が行われます場合は、そのサイトの個人情報の取り扱いについての説明をご参照ください。

13.当ホームページの保証および責任制限

1. 当社が運営するホームページの利用はお客様の責任において行われるものとします。
2. 当サイトから取得された各種情報の利用によって生じたすべての損害について、当社は一切の責任を負いません。
3. 当サイトへのアクセスはお客様の自由な意思によるものとし、当サイトの利用に関しての責任はすべてお客様にあるものとします。

14.通信上のセキュリティ

当サイトでは、お客様の個人情報に関わる情報をやり取りするページには、第三者にお客様の重要な情報を読み取られたり、改ざんされたりすることを防ぐためにSSL(※)を使用しております。
これによりお客様の重要な情報は暗号化されて送受信されますので、安心してご利用頂くことができます。
1.SSL(Secure Socket Layer):SSLは、現在最も信頼性の高い、実用化されたインターネット上の暗号通信技術です。

15.サイトのセキュリティ

当サイトを格納しているサーバが所在するセンターでは厳重な物理的セキュリティ対策を施しています。また、ウイルスや不正侵入などの対策にも万全を期しております。

特定個人情報等保護基本方針

1. 事業者の名称

株式会社東京ファシリティサービス
代表取締役社長　田村　正
東京都世田谷区船橋6-6-10

2. 関係法令・ガイドライン等の遵守

当社は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律をはじめとする特定個人情報等の保護に関係する日本の法令、国が定める指針その他の関連規範(ガイドライン等)を遵守します。

3. 利用目的

当社は、以下の範囲にて個人番号を取扱う事務を行います。

(1) 外部の個人支払先等の個人に係る個人番号関係事務

1. 税に関する手続き、報酬・料金等の支払調書作成
2. 不動産等の取引に関する支払調書作成

(2) 従業員およびその扶養親族等に係る個人番号関係事務

1. 税に関する手続き、源泉徴収票等の帳票作成
2. 労働保険に関する手続き
3. 社会保険に関する手続き
4. 国民年金、企業年金に関する手続き

4. 安全管理措置に関する事項

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失またはき損を防止するため、社内規程を定め、合理的で適正な安全対策を講じます。

5. 特定個人情報の適切な管理

当社は、特定個人情報等の責任者を置き、定期的な点検を実施し、特定個人情報等の適切な管理に努めます。

6. 苦情およびご相談の窓口

当社の特定個人情報等の取扱いに関する苦情およびご相談につきましては、以下にお問合せ下さい。

【個人情報担当窓口】
株式会社東京ファシリティサービス　本社　管理部
東京都世田谷区船橋6-6-10
電話番号：03-5316-5725
（受付時間 平日08:30～17:30　土日祝休、年末年始等を除く）

改訂日：2023年1月1日
株式会社東京ファシリティサービス
代表取締役社長　田村　正